Comme vous le savez, les Playades se tiendront à Strasbourg dans 1 an !
Cette édition des rencontres sportives pour les collaborateurs de Crédit Mutuel Alliance Fédérale est dimensionnée pour la première fois à l’échelle de tout le Groupe, en France et à l’étranger.
Avec l’appui de la Direction Générale et sous l’impulsion de l’Alliance Sportive Crédit Mutuel, la cinquantaine de bénévoles énergiques et déterminés qui œuvrent à l’organisation de ce grand rendez-vous souhaitent aujourd’hui partager avec vous les étapes accomplies et vous faire part des séquences à venir.
Ces bénévoles, à travers 12 pôles en forte cohésion, ont commencé dès juin 2022 la préparation de cet événement sportif de grande envergure : sports, infrastructures, animations, secours & sécurité, transports, hébergement, restauration, communication, inscriptions, administration, budget, pilotage & planification, tout en étant Écoresponsable.
Carnet de bord
L’ampleur d’un chantier au long cours comme les Playades, envisagé en mode projet, implique évidemment une gestion en rétro planning (on ne se refait pas :)) !
Concrètement, les travaux menés depuis la rentrée 2022 ont déjà plus qu’alimenté ce fil rouge.
Reprenons ci-dessous les éléments marquants de cette ligne de temps.
La première pierre officielle de l’édifice Playades a été posée le 30 septembre 2022 lors de l’AG de l’ASCM : top départ annoncé en vidéo par la Direction Générale et relayé ensuite à tous les salariés dans les journaux d’entreprise.
Coordonnées à ce lancement, les actions se répartissent dans les Pôles, notamment côté communication avec les pages dédiées aux Playades sur le site web de l’Alliance Sportive
La fin d’année est dense, les bénévoles ont déjà tous pris le pli de la co-construction de l’évènement au travers d’échanges, ateliers et actions menées en collaboration et concertation : le pilotage veille !
Certaines échéances sont plus importantes que d’autres, l’une d’elles est passée avec succès avec la pré-réservation de gymnases et stades dans le quartier du Wacken : cette étape était très attendue puisqu’elle conditionne toute l’organisation souhaitée, à savoir centrée sur le campus du Wacken.
Au sein de l’organisation, la mise en œuvre des moyens humains (qui ? combien ? quand ?) et organisationnels (temps à consacrer, choix des outils de préinscription, dossiers et bàl partagés, …) est à présent bien en place pour regarder vers l’avenir. 2023 nous attend…
Les fêtes de fin d’année passées, ce sont les invitations officielles aux entités et filiales du Groupe qui sont envoyées : pari gagné, l’émulation est au rendez-vous puisque 36 délégations s’inscrivent rapidement !
Un kit de communication est mis à disposition des Directions locales, nous le transmettons aussi à nos futurs contacts locaux : les référents des délégations avec qui les premiers échanges sont réalisés.
Il y a lieu d’informer, cadrer et définir les missions, rassurer et fédérer. Une grande force de notre entreprise est sa diversité, les organisations et spécificités locales permettent d’apporter des idées, d’enrichir les dispositifs, de débattre et s’accorder sur le mieux-disant… l’aventure sera assurément collective et communautaire et c’est aussi cet aspect qui permet de réaliser de grandes choses et que garderont en mémoire les différents acteurs des Playades.
Les préinscriptions sont ouvertes en février 2023 : cette étape cruciale doit permettre de dimensionner l’évènement et toute l’organisation qui en dépend, particulièrement avec les contraintes à prendre en compte comme la capacité d’accueil des infrastructures communes.
Bien relayée par notre communication interne, l’invitation à se préinscrire est reçue 5 sur 5 puisque la barre des 1500 collaborateurs est vite franchie, dans plus de 20 disciplines sportives.
A la même période, les Playhops du pôle hébergement ont déjà réalisé le tour de force de réserver 600 lits (1200 à ce jour) dans plus d’une vingtaine d’établissements de Strasbourg…
Le séminaire des Playhops, en mars, permet à tous les bénévoles réunis de faire l’état des lieux et de se projeter sur le reste à faire.
Avec l’engagement ferme et appuyé de la Direction d’un événement soucieux de limiter au maximum son impact carbone, la labellisation « écoresponsable » par Eco Manifestation Alsace (E.M.A.) fait partie des objectifs forts des Playades, avec les incidences qui en découlent à tous les niveaux : une centaine de recommandations et conditions à remplir sont adressées à tous les pôles de l’organisation.
L’analyse détaillée des besoins liés au handisport est commencée : pratique sportive, transport, hébergement.
Ces 2 derniers mois ont permis, enfin, de valider le lieu des réceptions en ouverture et clôture des Playades, ainsi que de conforter la collaboration avec nos collègues d’EBRA. Ces derniers nous apporteront leur expertise et services en matière d’organisation d’évènements.
Il reste 1 an, ce qui signifie…
Lancer les inscriptions, avant l’été ; sélectionner et affiner les programmes des activités sportives ; confirmer, sécuriser les hébergements et infrastructures ; définir les canaux de communication et dérouler un plan complet avant, pendant et après l’évènement ; se préparer, accueillir, participer…
Transmettre le flambeau.
Se reposer ?
